Sunday, October 6, 2019
BAB I PENGENALAN MANAJEMEN PROYEK
1. Latar Belakang Mempelajari Manajemen Proyek
- Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% mengejutkan proyek akan dibatalkan sebelum mereka pernah mendapatkan selesai
- Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli mereka
- Belanja TI di seluruh dunia diperkirakan akan tumbuh sebesar 4% dan 6% dalam beberapa tahun mendatang
- Pada tahun 2003 rata-rata manajer proyek senior di US berpenghasilan hampir $ 90,000 per tahun
- Di AS, nomor-satu realitas acara TV pada tahun 2004, menggambarkan peran manajer proyek penting dalam bisnis.
2. Keuntungan Menggunakan Formal Manajemen Proyek
- Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM
- Meningkatnya relasi dengan customer
- Waktu pembangunan yang lebih singkat
- Biaya yang lebih rendah
- Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas
- Keuntungan yang lebih besar
- Meningkatnya produktivitas
- Koordinasi yang lebih baik
- Moral pekerja menjadi lebih unggul.
3. Pengertian Proyek dan Manajemen Proyek
Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu, dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol.
Namun proyek memiliki jangka waktu tertentu yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan), dan juga bersifat unik yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasil kan produk atau jasa yang berciri khas.
Manajemen Proyek yaitu penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodelogi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut.
Contoh Proyek :
- Membuat desain baru ponsel pada saat ini.
- Mengembangkan produk baru.
- Membangun sebuah gedung atau fasilitas dalam sebuah lingkungan
- Membuat perubahan dalam struktur organisasi.
4. Kendala-kendala Manajemen Proyek
- Proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas.
- Manajer proyek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem proyek dan mengerti bagaimana terletak didalam organisasi besar.
5. Kerangka Kerja dan Area Knowledge Manajemen Proyek
- Kerangka kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek
- Konteks manajemen proyek menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana dimana proyek tersebut beroperasi
- Rangkaian proses manajemen proyek menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan antaranya
- Pengelolaan Waktu proyek termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut.
- Sebagian besar pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik
6. Alat dan Tehnik Manajemen Proyek
Alat dan tehnik manajemen proyek membantu manajer proyek maupun timnya dari berbagai aspek manejemen proyek.
- Analisis waktu, bagan Gantt, dan diagram network.
- Perkiraan biaya
- Perkiraan ruang lingkup.
7. Hubungan Manajemen Proyek Dengan Disiplin Ilmu Lain
- Sebagian besar pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau hampir unik untuk manajemen proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan struktur kerja rincian). Namun PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin manajemen yang lainnya.
- Manajemen umum meliputi perencanaan, pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan mengendalikan operasi perusahaan berlangsung. Manajemen umum juga termasuk mendukung disiplin ilmu seperti pemrograman computer, hukum, statistic dan teori probabilitas,logistic dan personel. PMBOK ini tumpang tindih manajemen umum di banyak daerah- prilaku organisasi, peramalan keuangan, dan teknik perencanaan
Daerah aplikasi adalah kategori proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan dalam proyek tsb namun tidak dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah aplikasi didefinisikan dalam hal Teknis elemen, seperti pengembangan perangkat lunak, farmasi atau teknik kontruksi.Manajemen elemen, seperti kontrak pemerintah atau pengembangan produk baru. Industri kelompok, seperti otomotif, kimia, atau layanan keuangan
8. Bagan Gantt, Diagram Network dan Alat Manajemen Proyek Enterprise
- Diagram Network
- Bagan Gantt
- Alat Management Proyek Enterprise
9. Profesi dan Sertifikasi Manajemen Proyek
- Profesi manajemen proyek:
Berbagai kelompok – kelompok tertentu berminat di berbagai bidang seperti engineering, berbagai bidang jasa, maupun kesehatan.
- Sertifikasi manajemen proyek:
PMI telah menyediakan sertifikasi sebagai Project Management Profesional (PMP). Untuk mendapatkan sertifikasi itu seorang PMP harus mempunyai pengalaman proyek yang cukup, dan harus mengikuti test PMP dank ode etik yang telah ada
10. Etika dalam Manajemen Proyek
Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung jawab secara professional.
11. Manajemen Proyek Software
Enterprise Proyek Manajemen software mengintegrasikan informasi dari beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyek-proyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang dalam seluruh organisasi Juga menyediakan link pada informasi yang lebih detail mengenai suatu proyek tertentu.
======================================================================================
BAB II KONTEKS MANAJEMEN PROYEK
1. Gambaran sistem dari manajemen proyek
Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang.
Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan.
2. Model dari Sistem Manajemen
Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model juga merupakan perwakilan sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Biasanya manajer menggunakan model untuk memecahkan suatu masalah.
Jenis-jenis Model :
- Model Matematis adalah model yang disajikan dengan rumus matematika atau persamaan. Misalkan dalam perhitungan BEP (Break even point) menggunakan rumus BEP = TFC / P – C. keterangannya (BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost). Model ini seringkali digunakan manajemen untuk kegiatan bisnis, atau untuk prediksi, analisis dll. Karena model ini merupakan model dengan ketelitian tinggi, namun seringkali model ini juga tidak disukai karena disajikan dengan rumit. Sesuai dengan tingkat keperluannya saja maka model ini digunakan.
- Model Fisik adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik berukuran lebih kecil dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa prototype model baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.
- Model Naratif adalah penggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling popular dan paling sering digunakan oleh pihak manajemen.
- Model Grafik adalah model yang mewakili entitasnya dengan menggunakan garis, simbol & bentuk dengan sedikit penjelasan naratif. Misalnya laporan keuangan ditambah dengan grafik berwarna untuk meperjelas, flowchart, DFD dalam pembuatan database
3. Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek
Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.
Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam organisasi berpatipasi secara relatif teratur. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.
Variabel struktur :
a. Ukuran (size)
- Makin besar akan semakin komplek impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan
- Ukuran menciptakan dilema
- Tak ada yang tahu ukuran yang optimum
b. Jumlah tingkatan hirarkhi:
- Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal
- Sebaiknya tak terlalu banyak
- Perhatikan efektivitas komunikasi
c. Struktur kewenangan:
- Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi
- Siapa saja yang termasuk dalam struktur
- Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan
- Pendelegasian wewenang
d. Struktur komunikasi:
- Variabel yang terpenting
- Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah
- Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal
e. Struktur tugas:
- Sama dengan struktur peranan
- Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya
- Apakah semua pekerjaan terbagi habis
- Apakah semua anggota mendapat peranan
- Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan
f. Struktur status dan prestis:
- Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan
- Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi
- Apakah prestis terbagi secara merata
- Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota
g. Jarak psikologis:
- Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan)
- Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi
- Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal effektif/tidak
4. Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek TI
Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara profesional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna). Para manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek menggunakan empat frame organisasi yang dapat membantu memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan. Dalam hal itu senior eksekutif stakeholder sangat penting di beberapa studi menyebutkan komitmen manajemen puncak sebagai salah satu faktor kunci yang terkait dengan proyek sukses
5. Phase dan siklus hidup proyek
Ada 6 tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, Prototyping, Joint Aplication Development, Herative Life Cycle. Berikut penjelasan secara detailnya:
a. Model Water Fall
- System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software
- Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software
- Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai
- Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding - Maintenance
- Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah di ujicobakan 2. System Engineering
- Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu.
b. System Engineering
Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)
- Model Objek
- Model Dinamis
- Model Fungsional.
c. Over Lapping Phases
- Komunikasi pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan
- Perencanaan, yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan
- Analisis Resiko, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis
- Perekayasaan, yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut
- Konstruksi dan peluncuran, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai
- Evaluasi Pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan.
d. Prototyping
- Pengumpulan kebutuhan. Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat
- Membangun prototyping. Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output)
- Evaluasi protoptyping. Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan
- Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai
- Menguji sistem. Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan
- Evaluasi Sistem. Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan
- Menggunakan sistem. Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan
e. Joint Aplication Development
- Bussiness Modelling. Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi
- Data Modelling. Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data
- Process Modelling. Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis
- Aplication Generation. Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi
- Testing and Turnover. Tahap pengujian sistem
f. Herative Life Cycle
- Perencanaan (Planning). Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem
- Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition). Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem
- Perancangan Knowledge (Knowledge Design). Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem
- Koding dan pengujian (Code and Checkout). Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman
- Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification). Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem
- Evaluasi sistem (System Evaluation). Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan
6. Siklus hidup produk
Siklus hidup produk adalah suatu konsep penting yang memberikan pemahaman tentang dinamika kompetitif suatu produk. Seperti halnya dengan manusia, suatu produk juga memiliki siklus atau daur hidup. Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini yaitu suatu grafik yang menggambarkan riwayat produk sejak diperkenalkan ke pasar sampai dengan ditarik dari pasar . Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini merupakan konsep yang penting dalam pemasaran karena memberikan pemahaman yang mendalam mengenai dinamika bersaing suatu produk. Konsep ini dipopulerkan oleh levitt (1978) yang kemudian penggunaannya dikembangkan dan diperluas oleh para ahli lainnya.
Ada berbagai pendapatan mengenai tahap – tahap yang ada dalam Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) suatu produk. Ada yang menggolongkannya menjadi introduction, growth, maturity, decline dan termination. Sementara itu ada pula yang menyatakan bahwa keseluruhan tahap – tahap Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) terdiri dari introduction (pioneering), rapid growth (market acceptance), slow growth (turbulance), maturity (saturation), dan decline (obsolescence). Meskipun demikian pada umumnya yang digunakan adalah penggolongan ke dalam empat tahap, yaitu introduction, growth, maturity dan decline.
Menurut Basu Swastha (1984:127-132), daur hidup produk itu di bagi menjadi empat tahap, yaitu:
- Tahap perkenalan (introduction)
Pada tahap ini, barang mulai dipasarkan dalam jumlah yang besar walaupun volume penjualannya belum tinggi. Barang yang di jual umumnya barang baru (betul-betul baru) Karena masih berada pada tahap permulaan, biasanya ongkos yang dikeluarkan tinggi terutama biaya periklanan. Promosi yang dilakukan memang harus agfesif dan menitikberatkan pada merek penjual. Di samping itu distribusi barang tersebut masih terbatas dan laba yang diperoleh masih rendah
- Tahap pertumbuhan (growth)
Dalam tahap pertumbuhan ini, penjualan dan laba akan meningkat dengan cepat. Karena permintaan sudah sangat meningkat dan masyarakat sudah mengenal barang bersangkutan, maka usaha promosi yang dilakukan oleh perusahaan tidak seagresif tahap sebelumnya. Di sini pesaing sudah mulai memasuki pasar sehingga persaingan menjadi lebih ketat. Cara lain yang dapat dilakukan untuk memperluas dan meningkatkan distribusinya adalah dengan menurunkan harga jualnya
- Tahap kedewasaan (maturity)
Pada tahap kedewasaan ini kita dapat melihat bahwa penjualan masih meningkat dan pada tahap berikutnya tetap. Dalam tahap ini, laba produsen maupun laba pengecer mulai turun. Persaingan harga menjadi sangat tajam sehingga perusahaan perlu memperkenalkan produknya dengan model yang baru. Pada tahap kedewasaan ini, usaha periklanan biasanya mulai ditingkatkan lagi untuk menghadapi persaingan yang terjadi.
- Tahap kemunduran (decline)
Hampir semua jenis barang yang dihasilkan oleh perusahaan selalu mengalami kekunoan atau keusangan dan harus di ganti dengan barang yang baru. Dalam tahap ini, barang baru harus sudah dipasarkan untuk menggantikan barang lama yang sudah kuno. Meskipun jumlah pesaing sudah berkurang tetapi pengawasan biaya menjadi sangat penting karena permintaan sudah jauh menurun. Apabila barang yang lama tidak segera ditinggalkan tanpa mengganti dengan barang baru, maka perusahaan hanya dapat beroperasi pada pasar tertentu yang sangat terbatas' Altematif-alternatif yang dapat dilakukan oleh manajemen pada saat penjualan menurun antara lain:
- Memperbarui barang (dalam arti fungsinya)
- Meninjau kembali dan memperbaiki progrcm pemasaran serta program produksiny a agar lebih efisien
- Menghilangkan ukuran, warna, dan model yang kurang baik
- Menghilangkan sebagian jenis barang untuk mencapai laba optimum pada barang yang sudah ada
- Meninggalkan sama sekali barang tersebut.
7. Model prediksi siklus hidup
Model Prediksi Siklus Hidup Proyek merupakan salah satu aktivitas yang memberikan value added tinggi pada sebuah bisnis. Oleh karena itu, kesuksesannya menjadi suatu hal yang strategis bagi bisnis. Berdasarkan buku Method123 Project Management Methodology, yang memberikan pendekatan praktis dalam mengelola proyek, terdapat fase, aktivitas dan tugas tertentu yang perlu dikerjakan sepanjang siklus hidup proyek tersebut. Dengan memahami fase siklus hidup manajemen proyek, maka diharapkan Anda akan dapat memulai suatu proyek, menciptakan perencanaan proyek yang bagus dan mendetail, implementasi proyek, memonitor dan mengontrol proyek, serta menyelesaikan proyek secara efektif.
8. Konteks dari proyek IT
Sebuah fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi. Fenomena ini dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya. Hampir seluruh aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal ini tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan pekerjaan yang bersifat rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, output yang akan dihasilkan, pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan ditetapkan dengan jelas.
9. Fungsi kerja manajemen proyek
Manfaat manajemen proyek dilihat dari segi bidang-bidang tertentu yaitu:
- Planning to Do ( Perencanaan Selanjutnya). Berfungsi sebagai memberikan gambaran hubungan ketergantungan dan pekerjaan, mengindetifikasi jalur kritis, merencanakan sumber daya, dan mengindentifikasi adanya select
- Pengendalian. Berfungsi memberikan dasar-dasar gambaran patokan dalam pengendalian proyek
- Lingkup kerja dan masalah yang dihadapi. Berfungsi memberikan dorongan nyata demi terciptanya komunikasi anatar pemimpin proyek dan pelaksana proyek dilapangan , supaya sukses dan mendapatkan hasil yang memuaskan
Menurut H.Kerzener bahwa siklus proyek adalah kegiatan dari awal kemudian bertambah macam dan intensitasnya sampai puncak , ke bawah dan ke atas. Masing-masing memiliki tahap khusus yang kompleksitas , ukuran dan jadwal yang ditentukan atau diperlukan kompleksitas proyek tergantung pada:
- Jumlah ragam macam kegiatan
- Macam dan jumlah kegiatan didalam suatu proyek dan luar
Supaya proyek cepat berhasil ada hal yang penting diperhatikan yaitu:
- Konsepsional proyek
- Definisi proyek
- Penyusunan organisasi
- Pelaksanaan proyek
- Penyelesaian proyek
Setiap akhir pengkajian dan keputusan apakah proyek tersebut dapat dilaksanakan ke tahap berikutnya.
Hasil dari setiap tahap terdahulu merupakan masukan utama bagi tahap berikutnya.
10. Keahlian yang disarankan bagi manajer proyek
Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya keahlian yang disarankan yaitu :
- Keterampilan berkomunikasi yang baik dan tegas
- Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah
- Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya
- Keterampilan penyesuaian diri yaitu fleksibel, kreatif, sabar serta pantang menyerah
- Keterampilan kepemimpinan agar memberikan visi yang besar untuk tujuan proyek tersebut
11. Karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif
a. Effective project manager:
- Visioner
- Kompeten
- Motivator yang baik
- Mendukung anggota tim
- Membuat ide–ide baru
b. Ineffective project manager:
- Minder
- Motivator yang buruk
- Tidak Kompeten
- Komunikator yang buruk
======================================================================================
BAB III GRUP PROSES MANAJEMEN PROYEK
Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. Dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses.
Dalam Manajemen proyek terdapat 5 grup proses :
a. Inisiasi
Merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.
b. Perencanaan Proyek
Mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati. Sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.
Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek
c. Eksekusi
Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana keduanya saling bergantung dan tidak akan terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara keduanya tidak terselesaikan. Biasanya manager suatu proyek tidak terikat secara langsung dalam sebuah jadwal yang kompleks dari sebuah proyek apalagi jika itu adalah sebuah proyek yang berskala besar.Tapi yang harus disadari seorang manajer proyek harus memastikan bahwa proyek harus berjalan apapun hambatan yang mungkin dihadapi.
d. Kontrol
Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
e. Akhir
Melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.
Hubungan antara Grup Proses dan Area Knowledge
Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses.
- Inisiasi proyek : Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.
- Dokumen Tahap Inisiasi : Merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.
- Rencana Proyek : Rencana Proyek adalah sebuah kerangka gagasan gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.
- Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek : Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
Memilih Metodologi Manajemen Proyek
Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC).
Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol.
Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang “one size fits all”.
Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel . Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi. Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya tidak hanya mendefinisikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame of reference yang mencakup :
• A common project management model.
• Companywide project management training programs.
• Project management career development.
• Knowledge-sharing activities.
Studi Kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Case Study : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site kami merangkum bahwa Manajemen Proyek terdiri dari beberapa proses, sebagai berikut:
1. Initiating
2. Planning
3. Executing
4. Monitoring and Controlling
5. Closing
1. Initiating
Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar.
Input: Mengidentifikasikan pihak-pihak yang berkepentingan, menganalisis kebutuhan yangdiperlukan dalam membangun proyek dan memperkirakan resiko-resiko yang akan muncul.
Output : -Project charter terselesaikan dan disepakati.
-Terpilihnya Manajer Proyek
-Teridentifikasinya pihak-pihak yang berkepentingan.- Business case terselesaikan.
2. Planning
Tujuan utama dari perencenaan proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek
Input : Berupa output-an dari proses inisiasi sebelumnya.
Output:
- Ditentukannya lingkup proyek
- Adanya kontrak tim
- Adanya WBS
- Scheduled Project terbentuk.
- Adanya daftar dari resiko yang di prioritaskan.
3. Execution
Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi
Input:Berupa output dari proses perencanaan (planning).
Output: - Mengimplementasikan solusi dari masalah-masalah yang ada.
- Mengetahui data performansi kerja dari tim.
- Perencanaan Manajemen Proyek (diperbaharui).
- Terkualifikasinya daftar penjual.
4. Monitoring and Controlling
Adalah pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dengan rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.
Input: Berupa output-an dari proses sebelumnya
Output: - Adanya recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair.
- Terukurnya performansi.
- Terukurnya kontrol kualitas.
- Resolved Issues.
5. Closing
Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita.
Output :
- Final Product, service or result.
- Menutup kontrak
- Dokumentasi
Sumber :
1. http://faridwebster.blogspot.com/2017/01/rangkuman-manajemen-proyek-dan-manajemen- resiko.html
2. http://krisdianprabowo.blogspot.com/2013/10/manajemen-proyek.html
3. http://atamarenaperdana93.blogspot.com/2011/12/manajemen-proyek-dan-resiko.html
4. http://jekhotzone.blogspot.com/2019/09/manajemen-proyek-dan-resiko-tugas-1.html
5. http://aldidharmawan13.blogspot.com/2016/10/grup-proses-manajemen-proyek.html
