Manajemen Biaya

     Dalam menjalankan sebuah proyek, pastinya memerlukan estimasi/perkiraan biaya yang jelas dan terstruktur. Tujuannya agar kedepannya bila ada peristiwa yang tidak diinginkan terjadi, maka bisa diperbaiki dengan manajemen biaya yang dimiliki.

Manajemen Biaya meliputi proses-proses yang diperlukan untuk menjamin agar proses estimasi biaya peraktivitas dapat diperoleh secara realistis, dan anggaran biaya total yang telah disetujui cukup untuk menyelesaikan semua pekerjaan dalam lingkup proyek.

EARNED VALUE MANAGEMENT

1. Membuat estimasi biaya per aktvitas.
2. Menyusun anggaran biaya total (Budget At Completion/BAC)
3. Mengawasi besarmya biaya yang dikeluarkan apakah sesuai anggaran (Cost variance dan Cost  Perfomance Index) dan membandingkan rencana pencapaian pekerjaan (Schedule Variance dan Schedule Perfomance Index)
4. Mendapatkan informasi kinerja proyek dan menghitung perkiraan anggaran biaya total (Estimate at Completion) apakah masih sesuai degan BAC
5. Mendapatkan informasi realisasi pencapaian pekerjaan lalu menghitung berapa anggaran yang harus disediakan untuk menyelesaikan proyek

NET PRESENT VALUE

       Metode untuk menghitung nilai ekuivalen saat ini, bagi suatu perkiraan pendapatan di  masa depan. Apabila NPV bernilai positif dapat dikatakan proyek dikatakan layak untuk dilaksanakkan.

CASH FLOW ANALYSIS

   Metode untuk menyiapkan,menganalisis, dan memastikan arus kas pengeluaran dan pemasukansuatu proyek sehingga proyek secara keseluruhan berjalan lancer

BIAYA LANGSUNG

        Biaya yang terkait langsung dengan suatu proyek misalnya gaji anggota proyek, pembelian barang, dll. Umumnya komponen biaya langsung dicantumkan dalam rencana anggaran proyek

LIFE CYCLE COSTING

        Estimasi total biaya selama masa pemanfaatan sebuah produk/proye.

Ex : Biaya pembelian, biaya pemeliharaan, dll

PROSES UTAMA MANAJEMEN BIAYA PROYEK

• Membuat estimasi biaya per aktivitas, penjadwalan proyek, millestone, dan juga infromasi risiko serta ekspektasi mutu kerja.
• Menganalisa proyek dengan teknik estimasi biaya dengan estimasi waktu, karena dua hal ini sangat berkaitan. Teknik yang dapat digunakan antara lain memakai data terlebih dahulu, data publikasi dari asosiasi, parametric, PERT, Analisis Buttom-up, dll.
• Untuk mendapatkan akurasi yang optimal, dibutuhkan estimasi biaya untuk semua aktivitas dalam suatu proyek terutama biaya langsung proyek. Dan selanjutnya dilanjutkan dengan penjumlahan yang akan menghasilkan total anggaran sebagai basis pelaksanakkan proyek.

Ciri timing dan akurasi estimasi biaya :

1. Estimasi Pendahuluan
2. Estimasi Anggaran
3. Estimasi Definitif

Dalam memastikan anggaran total suatu proyek pengelola proyek juga perlu mininjau isi kontrak, ruang lingkup pekerjaan, asumsi, dan dasar estimasi setiap aktivitas, dll. Serta kebijakan dan peraturan perusahaan terkait masalah anggaran dan manajemen biaya termasuk kebijakan cadangan proyek.

Semua hal yang relevan dengan aspek pengendalian anggaran diperlukan suatu Proses Cost Control (Pengendalian Anggaran)

Metode utama yang digunakan dalam pengendalian biaya adalah Earned Value Management (EVM)

Sumber :

Dana Prasada Mulyoto,MBA,PMP. Sartika Kurniali,S.Kom.,MMSI;Super Project Management, Jakarta 2013,PT Elex Media Komputindo.

=========================================================================

Manajemen Kualitas

Kualitas

   Kata ‘kualitas’ memiliki berbagai artian yang berlainan. Goetsch dan Davis (1994) mengemukakan konsep holistik mengenai kualitas sebagai kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pengguna produk atau jasa.

Era Craftsmanship

     Seorang tukang ahli (Craftsman) dapat diartikan sebagai seorang yang sangat terampil mengerjakan semua tugas yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk atau jasa yang berkualitas. Termasuk dalam hal peranan pimpinan, petugas operasional, dan pengendali berkualitas. Pendekatan ini mulai ditinggal seiring dengan berkembangnya studi waktu/jam terbang dan perlunya pemisahan antara perencanaan dengan implementasi.

Pendekatan Taylor

        Dengan adanya pembagian tugas, manajemen diberi tanggung jawab perencanaan, bagian operasi ditangani oleh tenaga kerja atau buruh, dan untuk menjaga kualitas maka dibentuklah departemen kualitas secara terpisah. Sejalan dengan meningkatnya volume dan kompleksitas operasi, kualitas juga berkembang sebagai isu yang semakin rumit. Pendekatan tradisional yang sarat akan inspeksi tidak lagi memadai. Hasil inspeksi hanya sekadar menyisihkan komponen produk yang cacat sedangkan penyebab produk cacat tetap ada dan biaya akibat produk cacat tetap tinggi. Selain itu, muncul masalah mengenai 3K (komunikasi, koordinasi dan kerjasama). Kenyataan ini mendorong adanya pendekatan kualitas total atau yang lebih dikenal dengan total quality management (TQM).

Total Quality Management (TQM)

Konsep TQM dikemukakan pertama kali oleh Nancy Warren, seorang ilmuwan tingkah laku dari Angkatan Laut Amerika Serikat. Istilah ini mengandung makna every process, every job dan every aspect (Goetsch dan Davis, 1994). TQM didefuniskan sebagai pendekatan dalam menjalankan usaha yang berupaya memaksimalkan daya saing melalui penyempurnaan secara terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan organisasi.

Karakteristik TQM terdiri atas fokus pada pelanggan, berorientasi pada kualitas, menggunakan pendekatan ilmiah, memiliki komitmen jangka panjang, kerjasama tim, menyempurnakan kualitas secara berkesinambungan, pendidikan dan pelatihan, menerapkan kebebasan yang terkendali, memiliki kesatuan tujuan, dan melibatkan dan memberdayakan karyawan.

ISO 9000

     ISO 9000 adalah sebuah standar dalam manajemen kualitas yang dibentuk berdasarkan konvensi ISO/TC 176 pada 1979. ISO 9000 dibentuk sebagai dasar dari suatu standar dalam manajemen kualitas, yang disusun secara lengkap pada 1982 dan diperkenalkan secara umum pada 1983.

ISO 9000 memperkenalkan persyaratan penting yang dibutuhkan perusahaan untuk menjamin konsistensi produksi dan pengiriman yang tepat waktu terhadap barang dan jasa pada pasar.

ISO 9000 merupakan standar manajemen mutu dan bukan standar produk, sehingga perusahaan yang mempunyai sertifikat ISO 9000 tidak dapat mengiklankan produknya yang sudah memenuhi standar internasional.

ISO 9000 akan diulas dan direvisi setiap 6 tahun. ISO 9000-2000 adalah yang terbaru.

Mutu (Kualitas) dalam kerangka ISO 9000 didefinisikan sebagai ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang memengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu.

Definisi ini menekankan pada kepuasan pelanggan atau pemakai produk. Misalnya dari segi desain, kepuasan diukur dari estetika, pemenuhan fungsi, keawetan bahan, keamanan, dan ketepatan waktu.

Manajemen mutu adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu organisasi.

Untuk mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, manajer proyek harus mengadakan pelatihan manajemen kualitas. Hal-hal yang menyangkut kualitas adalah: Produk/pelayanan/proses pelaksanaan, dan Proses manajemen proyek itu sendiri.

Manajemen kualitas proyek

Ada dua model yang sukses diterapkan dalam pelatihan konsultan konstruksi dalam meningkatkan kinerja dari manajemen proyek, yaitu:

• Continuous Quality Management Model

Model ini digunakan sebuah perusahaan untuk meningkatkan bisnis mereka. Hal ini merupakan cara hidup dari semua organisasi yang ingin mencapai posisi yang kompetitif dalam arus industralisasi yang cepat.

Model ini sering ditemukan di perusahaan yang bersifat customer-driven. Termasuk Levi Strauss, Motorola, dan Xerox. Perusahaan yang sudah memenangkan penghargaan Malcolm Baldrige Award -Penghargaan yang mengakui kualitas manajemen yang patut dicontoh- juga termasuk.

• Process Quality Management Model

Model ini digunakan untuk menghubungkan faktor kesuksesan yang kritis dalam proses bisnis. Model ini membangun dasar fondasi untuk meneruskan mengadakan suatu analisis terhadap langkah-langkah dan proses dalam meningkatkan dan memanfaatkan kesempatan yang ada.

Syarat Penggunaan dalam Manajemen Kualitas

Ada 3 proses dalam manajemen kualitas proyek, Yaitu:

• Inspeksi : Suatu proses mengukur kegiatan proses konstruksi untuk memeriksa                          apakah standar spesifikasi telah dicapai.

• Quality Control : Teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu                                   yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup                                               monitoriing, menghilangkan masalah yang diketahui, mengurangi                                 penyimpangan, dan usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.

• Quality Assurance : Seluruh tindakan yang sistematis dan terencana yang                                                  diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap                                        mutu produk atau jasa yang diberikan. Aktivitasnya mencakup                                      kegiatan proses –baik internal maupun eksternal, termasuk                                          merumuskan kebutuhan pelanggan, mengevaluasi biaya dari                                      proyek secara menyeluruh dan teratur untuk menetapkan                                            anggaran yang keluar relevan dan sesuai dengan standar                                            kualitas.

Six Sigma

    Six Sigma dapat didefinisikan sebagai strategi perbaikan kinerja bisnis dalam hal peningkatan profitabilitas dengan cara membuang hal-hal yang tidak diperlukan, mereduksi biaya, dan meningkatkan efisiensi maupun efektivitas di berbagai kegiatan operasional yang dapat memenuhi bahkan melebihi kebutuhan dan harapan pelanggan.

Motorola merupakan perusahaan pertama di Amerika yang menerapkan konsep Six Sigma pada tahun 1987. Konsep inilah yang membawa mereka pada perolehan penghargaan Malcolm Baldrige National Award pada tahun 1988.

Six Sigma dan Manajemen

  Six Sigma dalam hal manajemen digunakan sebagai sebuah panduan dasar dan sebuah pendekatan yang dipakai oleh para profesional dalam mengelola proyek-proyek inovasi (Chan and Macbeth, 2001)

Six sigma dan Statistic

  Six Sigma dalam bahasa statistik berarti terjadinya 3.4 DPMO (Defects Per Million Opportunities) atau hampir sama sekali tidak terjadi kesalahan dalam menciptakan keluaran dari sebuah proses produksi (selalu memenuhi kebutuhan pelanggan).

Sigma sendiri merepresentasikan kisaran variasi (simpangan) dari rata-rata keluaran pada sebuah proses.

Kualitas Biaya

   Prinsip bahwa mutu harus direncanakan agar tidak menimbulkan kekecewaan di kemudian hari dan tidak berdampak buruk terhadap biaya dan reputasi proyek dalam jangka panjang. Proses pelaksanaan yang buruk dan beresiko negatif. Akibatnya, biaya perawatan dan pencegahan akan menjadi mahal. Ini adalah salah satu contoh dari kualitas biaya.

Penggunaan Software dalam Project Quality Management

    Dengan majunya perkembangan teknologi informasi, pengerjaan Project Quality Management dapat terbantu dengan adanya software seperti : Primavera, Artemis, maupun Microsoft Project. Dalam mempermudah pengerjaan Project Quality Management akan diperlihatkan contoh-contoh perencanaan dan pelaksanaan proyek.

Referensi:

K.C. Chan, Peter Ong, R, Eko Indrajit. 2004 INTEGRATED PROJECT MANAGEMENT. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Drs. H. A. Hamdan Dimyati M.Si., Kadar Nurjaman S.E. M.M. 2014 MANAJEMEN PROYEK. Bandung : CV Pustaka Setia.

Dana Persada Mulyono, MBA, PMP., Sartika Kurniali, S.Kom. MMSI 2013 SUPER PROJECT MANAGER. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.

Wysocki, Robert K., Robert Beck,jr, and David B. Crane. 2000. Effective Project Management Second Edition. New York, NY: John Wiley & Sons. (ISBN 0-471-36028-7)

=========================================================================

Manajemen Sumber Daya

    Manajemen Sumber Daya adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Ini mencakup semua proyek stakeholder - sponsor,  pelanggan, mitra, kontributor individu, dan lain-lain.

Proses Dalam Manajem SDM

1. Perencanaan SDM
2. Perekrutan Anggota/Tim
3. Pengembangan Kerja Tim Proyek
4. Pengelolaan Tim

Hal-Hal Yang Harus Deketahui Dalam Pengelola Proyek

1. Pemantauan terkait tahap perkembangan tim proyek
2. Pengelola proyek harus paham alternatif manajemen konflik
3. Pengelola proyek harus menyegarkan diri dengan berbagai teori organisasi

         

Pemantauan Terkait Tahap Perkembangan Tim Proyek

1. Farming (tahap pembentukan tim)
2. Storming (tahap mulai kerja dan menyesuaikan pola kerja, latar belakang, dan lain-lain)
3. Norming (tahap dimana tim mulai kompak)
4. Performing (tim dapat bekerja dengan solid)
5. Adjouring (fase pembubaran tim)

Pengelola Proyek Harus Paham Alternatif Manajemen Konflik

1. Forcing (memaksakan kehendak)
2. Withdrawing/avoiding (menghindari konflik)
3. Smoothing/accomodating (fokus pada hal-hal yg disepakati ketimbang hal yg tidak sesuai)
4. Compromising (mecari solusi yg memuaskan kedua pihak)
5. Confronting/Problem Solving (memperlakukan konflik sebagi persoalan yg perlu segera diatasi)
6. Collaborating (menggabungkan bebagai sudut pandang dan mengarah pada tercapainya komintmen

Pengelola Proyek Harus Menyegarkan Diri Dengan Berbagai Teori Organisasi

1. Teori Maslow
2. Teori dua faktor/hygiene Theory dari Herzberg

Manajemen Sumber Daya sangatlah penting dalam manajemen proyek. SDM yang memadai akan membantu dalam pelaksanaan proyek.

Referensi:

Suprapto, Tommy, 2009, Pengantar Teori& Manajemen Komunikasi, Jakarta: Media Pressindo

Kurniali, Sartika, 2013, Super Project Manager, Jakarta: elex media komputindo.

=========================================================================

Manajemen Komunikasi

Proses komunikasi adalah setiap langkah mulai dari saat menciptakan informasi sampai dipahami oleh komunikan. Komunikasi adalah sebuah proses, sebuah kegiatan yang berlangsung kontinu. Joseph De Vito (1996) mengemukakan komunikasi adalah transaksi. Maksudnya setiap hal dari komunikasi itu saling terkait.

Dalam aplikasinya langkah langkah proses komunikasi adalah sebagai berikut:

1. Langkah pertama ide/gagasan diciptakan oleh sumber/komunikator.
2. Langkah kedua adalah ide yang diciptakan tersebut kemudian dialih bentukan menjadi lambang lambang komunikasi yang mempunyai makna dan dapat dikirimkan.
3. Langkah ketiga, pesan yang telah di encoding tersebut selanjutnya dikirimkan melalui saluran/media yang sesuai dengan karakteristik komunikasi ditujukan kepada komunikan.
4. Langkah keempat, penerimamenafsirkan isi pesan sesuai dengan persepsinya untuk mengartikan maksud pesan tersebut.
5. Langkah kelima, apabila pesan tersebut telah berhasil di decoding, khalayak akan mengirim kembali pesan tersebut ke komunikator

Rencana Komunikasi

Tujuan atau rencana komunikasi adalah menghibur, memberikan informasi, dan mendidik. Dengan tujuan tersebut berdampak pula pada peningkatan pengetahuan (kognitif), membangun kesadaran (sikap), dan mengubah perilaku (psikomotorik) seseorang atau masyarakat dalam suatu proses komunikasi.

Isi Rencana Manajemen Komunikasi

Proses utama dalam kegiatan perencanaan dan pembuatan Project Management Plan adalah :

1. Informasi, termasuk format, isi dan level detail
2. Siapa penerima dan pembuat informasi
3. Perencanaan sumber daya manusia
4. Metode/ teknologi untuk menghasilkan informasi
5. Merangkum kebutuhan dan keinginan klien
6. Merinci unit unit pekerjaan
7. Prosedur revisi untuk memperbarui rencana manj komunikasi
8. Membuat estimasi biaya           

Distribusi Komunikasi

   Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :

• Rapat-rapat (meetings).
• Distribusi dokumen berupa hardcopy.
• Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

Pelaporan Performance

Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :

• Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya.
• Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya.  Biasanya berupa laporan rutin.
• Mengadakan evaluasi akhir proyek
• Mengkaji apakah metodologi manajemen perlu diperbaiki

Mode Penanganan Konflik

• Action : tindakan langsung
• Secure understanding : memberikan pengertian atas suatu inovasi
• Motivate action : memotivasi agar melukan tindakan
• Forcing: pendekatan win-lose
• Withdrawal: menghindari potensi pertentangan

Komunikasi sangat penting dilakukan antar pelaku manajemen proyek perusahaan maupun dengan investor dan pekerja. Agar proses proyek dapat terus terpantau, entah itu dari segi perkembangan maupun biaya.

Referensi:

Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar Teori & Manajemen Komunikasi. Jakarta : Media Pressindo.

Kurniali, Sartika. 2013. Super Project Manager. Jakarta : elex media komputindo.

Sumber:

https://frusciego.blogspot.com/2019/11/manajemen-biaya.html

http://jekhotzone.blogspot.com/2019/12/manajemen-proyek-dan-resiko-tugas-3.html

https://journeyofanextraordinary.blogspot.com/2019/12/manajemen-proyek-dan-resiko-tugas-3.html

https://buzzerbeater113.blogspot.com/2018/12/tulisan-7-manajemen-biaya.html

https://buzzerbeater113.blogspot.com/2018/12/tulisan-9-manajemen-sumber-daya.html

Minggu ke-4 - Project Integration Management (Manajemen Integrasi)

Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik

• Manajer proyek harus mampu mengoptimalkan seluruh knowledge area selama project yang sedang berlangsung.
• Manajemen integrasi proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak.
• Manajemen integrasi proyek: termasuk Interface. 
• Management identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen yang ada dalam proyek.

Proses dan overview Project Integration Management

  Proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen  pada prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi delapan bidang ilmu, yaitu: 

1. Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.
2.  Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lamanya aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian jadwal acara. 
3. Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.
4. Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja.
5. Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja,dan penyelesaian administratif.
6. Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko dan pengendalian penanggulangan resiko.
7. Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan penyelesaian kontrak.
8. Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik. Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan.

Kerangka kerja integrasi manajemen proyek, pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah rencana proyek

   Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konsep sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang matang dan biasanya berbentuk sebuah proposal.

   Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalam manajemen proyek.

    Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge) meliputi:

• Manajemen integrasi proyek, terdiri dari: pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasi dengan baik 
• Manajemen ruang lingkup proyek: dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek 
• Manajemen waktu: mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktunya 
• Manajemen biaya: meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan 
• Manajemen mutu: dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder) 
• Manajemen sumber daya manusia (SDM): mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan proyek 
• Manajemen komunikasi proyek, terdiri atas: perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola dengan baik 
• Manajemen resiko, mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul 
• Manajemen pengadaan, mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah.

Contoh Outline untuk Software Project Management Plan (SPMP)

 

Analisis Stakeholder dan contohnya

   Dokumen stakeholder analisis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan:

• Nama dan organisasi stakeholder 
• Peranannya dalam proyek
• Fakta-fakta unik mengenai stakeholder
• Level keterlibatannya, dan



Table Analisis Stakeholder

• Ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan unsur stakeholder.

Eksekusi rencana proyek dan ketrampilan penting yang dibutuhkan 

-Manajemen eksekusi proyek 

• Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan. 
• Mayoritas waktu dan materi digunakan dalam eksekusi proyek.
• Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.

- Keterampilan penting dalam eksekusi proyek: 

• Kepemimpinan 
• Komunikasi 
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques 

- Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar 

- Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan.

- Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek

Alat dan teknik eksekusi proyek

• Metodologi manajemen proyek 
• Manajemen proyek sistem informasi 

Integrated change control dan process pada proyek TI

Integrated change control

Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle

- Tujuan utama pengendalian perubahan:

• Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality) 
• Menentukan apakah perubahan sudah terjadi
• Mengelola perubahan yang terjadi

- Kontrol perubahan dalam proyek IT: 

• Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya
• Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat
• Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses  komunikasi dan negosiasi yang konstan
• Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut 

Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)

- Sistem kontrol perubahan: 

• Proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah
• Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut 
• Seringkali melibatkan Change Control Board (CCBs),  manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya

- Change control board:

• Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolaknya perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang telah disetujui. 
• Anggota CCB biasanya terdiri atas stakeholders dari keseluruhan organisasi. 
• Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan membuat keputusan akan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakati.

Konfigurasi Manajemen

• Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang  dihasilkan sudah benar dan lengkap. 
• Berkonsentrasi pada mengidentifikasi dan mengendalikan karakteristik produk berdasarkan fungsional dan desain fisik produk.
• Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan 
• konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, serta audit produk-produk dalam rangka verifikasi kesesuaiannya dengan syarat-syarat tertentu.

Minggu ke-5 - Project Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup)

Pengertian Project Scope Management

     Project Scope Management adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud. Project Scope Management atau Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam sebuah proyek.

Proses Projeck Scope Management

• Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.
• Scope definition: menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.
• Membuat WBS:mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.
• Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.
• Scope Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.Inisialisasi Proyek : Rencana strategis dan pemilihan proyek

Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.

• Organisasi sering melakukan analisis SWOT.
• Identifikasi proyek potensial.
• Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.
• Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.

Mengapa perusahaan investasi pada IT

• Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi
• Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.
• Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.

Identifikasi Proyek Potensial

• Kebanyakan organisasi mengikuti proses perencanaan dalam memilih proyek IT
• Membangun Rencana strategis IT berdasarkan rencana strategis organisasi secara menyeluruh.
• Analisis Area Bisnis
• Mendefinisikan proyek yang potensial
• Memilih proyek IT dan menempatkan sumber daya yang dibutuhkan

Analisis Finansial

Didalam analisis dibutuhkan pertimbangan finansial yang merupakan hal terpenting dalam pemilihan proyek. Sehingga dibutuhkan metode – metode dalam melakukan pertimbangan tersebut yang terdiri dari :

• Net Present Value (NPV) analysis
• Return on Investment (ROI)
• Payback analysis

Weighted Scoring Model

Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria.

• Identifikasi kriteria yang penting
• Tentukan bobot pada setiap kriteria
• Tentukan score pada tiap kriteria
• Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total
• Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.

Penerapan Balanced Scorecard

Scorecard yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba di seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap strategis tujuan.

Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi ukuran finansial menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang memadai untuk perusahaan abad industri di mana investasi dalam kapabilitas jangka panjang dan hubungan dengan pelanggan tidak penting untuk keberhasilan.. Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk menuntun dan mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus membuat untuk menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan, pemasok, karyawan, proses, teknologi, dan inovasi.

Prinsip dasar pembentukan WBS

Sebuah karya breakdown structure (WBS) adalah proses untuk menentukan akhir dan produk antara suatu proyek dan hubungan mereka. Umumnya, WBS menggunakan diagram pohon / struktur diagram untuk menunjukkan keseluruhan resolusi persyaratan menjadi semakin tingginya tingkat detail. WBS memungkinkan sebuah tim untuk mencapai persyaratan umum oleh partisi tugas besar ke dalam komponen yang lebih kecil dan berfokus pada pekerjaan yang dapat lebih mudah dilakukan.

WBS menangkap semua elemen dari sebuah proyek di teratur. Meruntuhkan besar, proyek-proyek yang kompleks menjadi bagian proyek yang lebih kecil memberikan kerangka kerja yang lebih baik untuk mengatur dan mengelola proyek. WBS dapat memfasilitasi alokasi sumber daya, tugas tugas, tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek. WBS adalah yang digunakan pada awal proyek untuk menetapkan cakupan, perkiraan biaya dan mengatur jadwal GanttDalam menggunakan WBS, penting bahwa proyek tidak dipecah menjadi terlalu banyak detail seperti yang dapat mengarah pada mikro manajemen. Sebaliknya, terlalu sedikit detail dapat mengakibatkan tugas-tugas yang terlalu besar untuk mengelola secara efektif. WBS dapat disajikan dalam sebuah daftar tabel, daftar tugas yang menjorok sebagai bagian dari bagan Gantt atau dalam pohon hirarki. Lebih sering WBS terdaftar dalam hirarki pohon yang menangkap kiriman dan tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapai penyelesaian proyek.

Scope Verification dan Scope Change Control

• Scope Vertifications

Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.

• Scope Control

Scope Contro melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.

Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

Minggu ke-6 - Project Time Management (Manajemen Waktu)

Apakah manajemen waktu itu penting?

Bagi sekelompok orang, waktu adalah aset yang teramat penting bahkan untuk manusia modern, waktu sering disamakan dengan uang.

Begitu juga halnya dalam sebuah proyek, manajemen waktu adalah hal yang esensi.

Dapat dikatakan bahwa factor utama yang membedakan antara proyek dan kegiatan operasional adalah adanya keterbatasan waktu dalam suatu proyek, sementara kegiatan operasional bersifat berkelanjutan.

Keterbatasan waktu ini mencerminkan adanya misi khusus dan penting dalam setiap proyek. Sehingga pemenuhan target waktu menjadi tugas utama pengelola dan pemimpin proyek.

Manajemen jadwal yang perlu dilakukan oleh manajer proyek dan anggotanya

Input utama adalah WBS, yakni kesepakatan mengenai lingkup kerja proyek. Langkah selanjutnya yang dapat dilakukan:

1. Merinci berbagai kegiatan yang diperlukan untuk penyelesaian setiap paket pekerjaan secara lebih spesifik.
2. Menentukan urutan atau logika proses penyelesaian pekerjaan sehingga estimasi waktu dapat diperoleh dengan lebih akurat namun realistis.
3. Estimasi sumber daya (resources) yang akan melibatkan dan dipergunakan (money, materials, methods, machines) dalam rangkaian kegiatan tersebut.
4. Estimasi target waktu perkegiatan dan mencari total durasi seluruh rangkaian kegiatan yg sering ditampilkan dalam sebuah diagram kegiatan proyek(network diagram) atau Precedence Diagraming Method (PDM).
5. Menyusun dan finalisasi jadwal dalam bentuk gantt-chart atau time table.
6. Mengendalikan dan menyesuaikan jadwal proyek.

Proses utama terkait manajemen waktu proyek

Pada tahap perencanaan:

• Menyiapkan daftar aktivitas (action plan) untuk menyelesaikan setiap paket pekerjaan (work packages).
• Menyusun urutan setiap paket pekerjaan atau aktivitas dalam suatu rangkaian diagram, yang disebut Schedule Network Diagram. Keterkaitan antara masing-masing aktivitas predesesor dan suksesor dalam proyek dapat digolonkan ke 4 pola hubungan yaitu:

1. Finish-to-Start. Kegiatan A selesai kemudian dilanjutkan dengan kegiatan B.
2. Finish-to-Finish. Kegiatan A selesai sehingga kegiatan B dapat selesai.
3. Start-to-Start. Kegiatan A dimulai sehingga kegiatan B dapat dimulai.
4. Start-to-Finish. Kegiatan A dimulai sehingga kegiatan B dapat selesai.

• Keterkaian antara kegiatan A dan kegiatan B dapat terjadi karena sifatnya yang mandatory (hard logic), yakni kegiatan A secara teknis harus selesai sebelum kegiatan B dapat dimulai.
• Teknik lain dalam manajemen waktu adalah leads (percepatan waktu) dan lags (waktu tunggu/perlambatan).
• Berdasarkan daftar aktivitas, manajer proyek harus memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia, material dan peralatan.
• Langkah berikutnya adalah mencari durasi proyek dengan membuat network diagram.

DAFTAR PUSTAKA:

Ø  K.C.CHAN, PETER ONG, DAN R.EKO INDRAJIT. Integrated project management. Yogyakarta: Andi; 2004.

Ø  Robert K. Wysocki, Robert Beck Jr, David B.Crane. Effective Project Management, Second Edition. Canada: John Wiley & Sons, Inc; 2000.

Sumber: 

https://journeyofanextraordinary.blogspot.com/2019/10/manajemen-waktu.html
http://dhonykurniadi0204.blogspot.com/2012/01/project-scope-management-manajemen.html

http://jekhotzone.blogspot.com/2019/10/manajemen-proyek-dan-resiko-tugas-2.html